TerminMailer - Erinnerungen per Mail oder SMS - Hilfe

Registrieren

Wer den TerminMailer nutzen will, muß sich anmelden. Dies ist notwendig, um die Einträge in der Datenbank dem jeweiligen Nutzer zuordnen zu können. Dabei werden Username und Password in einer Nutzerdatenbank gespeichert (Username Klartext, Passwort verschlüsselt). Der Username und das Passwort dienen zur Identifizierung des Nutzers bei der Verwaltung seiner Termine. Hinweis: Das Passwort wird unverschlüsselt durchs Netz transportiert! Username und Password sind case sensitive! Leerzeichen werden aus dem Usernamen entfernt!
Die Daten der Registrierung werden dem User zusätzlich per Mail gesendet.

Funktion des TerminMailers

Auf dem Server ist ein Programm installiert, das jeden Tag um 02:00 Uhr ME(S)Z gestartet wird. Dieses Programm durchsucht eine Datenbank nach anstehenden Terminen und versendet diese dann als Mail oder SMS. Jeder Nutzer kann seine Termine eintragen, diese werden nutzerbezogen verwaltet. Es gibt 4 Kategorien von Terminen: Einmalig, alljährlich, monatlich und wöchendlich. Dabei ist folgender Unterschied zu beachten: Einmalige Ereignisse nach dem Versenden der Nachricht aus der Datenbank gelöscht, alljährliche, monatliche und wöchendliche natürlich nicht.

Eintragen der Termine

Der Nutzer hat die Möglichkeit, folgende Daten pro Termin zu administrieren:

SMS:

• Vorwahl:
  Hier kann eine der möglichen Vorwahlen der Netzbetreiber gewählt werden
• Rufnummer:
  Dieses Feld enthält die Rufnummer des Mobilteilnehmers
• Nachricht:
  Die zu versendende SMS kann bis zu 145 Zeichen enthalten.

Mail:

• Mail an:
  Hier muß die Mailadresse des Empfängers der Mail eingetragen werden. Eine Syntaxüberprüfung und eine Überprüfung der Adresse auf vorhandensein der Domain und Existenz einen entsprechenden MX-Records wird durchgeführt! Ist die Existenz der Domain nicht ermittelbar und kein MX-Record verfügbar, wird die Adresse nach nochmaliger Bestätigung durch den Nutzer akzeptiert. Dieses Feld muß zum Eintragen eines Auftrags immer ausgefüllt werden!
• Mail von:
  Dieses Feld ist mit der Default-Absenderadresse vorbelegt. Es kann eine andere Adresse eingetragen werden. Eine Syntaxüberprüfung und eine überprüfung der Adresse auf vorhandensein der Domain und Existenz einen entsprechenden MX-Records wird durchgeführt! Ist die Existenz der Domain nicht ermittelbar und kein MX-Record verfügbar, wird die Adresse nach nochmaliger Bestätigung durch den Nutzer akzeptiert. Bleibt das Feld leer, wird automatisch die Default-Absenderadresse eingesetzt.
• Betreff:
  Beim Betreff kann zwischen Default ("Erinnerung") oder einem selbstdefinierten Betreff gewählt werden.
• Text:
  Hier kann beliebiger Text mit einer Länge von bis zu 500 Zeichen eingegeben werden. HTML-Tags werden entfernt. Dieses Feld muß zum Eintragen eines Auftrags immer ausgefüllt werden!

SMS und Mail:

• Datum:
  Mit diesem Datum wird der Zeitpunkt des Sendens der Mail/SMS festgelegt. Die Gültigkeit (z.B. Schaltjahr - 29.02.) des Datums wird überprüft. Einmalige Einträge werden nur zugelassen, wenn das Datum in der Zukunft liegt (aktuelles Datum + 1 Tag). (Besonderheit: ein Eintrag für den 29. Ferbuar alljährlich wird akzeptiert, aber nur in Schaltjahren bearbeitet, ein monatlicher Termin für den 31. wird akzeptiert aber nur in Monaten mit 31 Tagen bearbeitet)

Es ist möglich, einen Termin gleichzeitig als SMS und als eMail einzutragen. In der Liste der Termine erscheint die SMS und die Mail dann als eigenständiger Termin.

Editieren von Terminen

Klickt man auf einen Termin in der Liste, wird dieser Termin zum editieren geöffnet. Es können alle Parameter geändert werden.

Folgende Aktionen sind möglich:

• Eintragen: Die Daten werden in die Datenbank als neuer Termin eingtragen.
• Update: Die Daten werden in die Datenbank eingetragen, der alte Termin wird überschrieben.
• Alles Anzeigen: Alle Termine werden angezeigt.
• Löschen: Dieser Termin wird gelöscht.
• Rücksetzten: Die Formularfelder werden gelöscht bzw. mit den Anfangswerten überschrieben.

Löschen eines Eintrags

Zum Löschen eines Eintrages gibt es 2 Wege:

1. Um einen oder mehrere Einträge zu löschen, kann die Liste aller Einträge ausgegeben werden. Vor dem Drücken des Buttons "Löschen" im Kopf der Tabelle muss der entsprechende Eintrag in der Spalte "Löschen" markiert werden (Mehrfachauswahl moglich).
2. Wird ein Eintrag einzeln angezeigt/editiert, besteht die Möglichkeit, diesen Eintrag zu löschen.

Fehlerbehandlung

Alle Formularfelder werden vor der Bearbeitung (soweit moglich) auf Korrektheit überprüft. Bei fehlerhaften oder fehlenden Angaben wird ein Hinweis ausgegeben. Der Nutzer erhält die Moglichkeit, die fehlerhafte Eingabe zu korrigieren.

Mustermail

Ist als Absender der Defaulttext (mail@terminmailer.de) eingetragen, sieht die Mail folgendermaßen aus:

To: MailToAdresse From: mail@terminmailer.de Subject: Erinnerung Das hier ist der eingetragene Mailtext. Er kann mehrere Zeilen lang sein. Das Mailsubject kann selbst definiert werden oder mit dem Defaultwert "Erinnerung" versorgt werden. __________________________________________________________________ Diese Mail wurde automatisch von mail@terminmailer.de generiert! TerminMailer online unter http://www.terminmailer.de

Mit einem anderen Absender sieht die Mail so aus:

To: MailToAdresse From: MailFromAdresse Subject: Das ist ein selbst definiertes Subject Das hier ist der eingetragene Mailtext. Er kann mehrere Zeilen lang sein. Maximale Länge = 500 Zeichen. HTML-Tags werden aus dem Text gelöscht. __________________________________________________________________ Diese Mail wurde automatisch durch einen Zeitauftrag gesendet! TerminMailer online unter http://www.terminmailer.de